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2011年2月 5日 (土)

Gmailはラベルとアーカイブでスッキリ

今さらですけど、Gmailのラベルとアーカイブ機能について。

自分の場合、Gmailのフィルタ機能を使って、受信するメールの9割以上は自動的にラベルがつくようにしてます。
こんな感じで。

自動ラベル

ラベル

タイトルの左側についているのがラベルですな。[twitter]とか[news]とか[Facebook]というラベルが見えるかと思います。

例えば[development][readme][Ruby]という風に、メールには複数のラベルがつけられます。
このメールはもともと[readme]というラベルしかついてなかったんだけど、[development]と[Ruby]のラベルを追加でつけました。

フォルダ式の整理方法では、メールはどこか1つのフォルダにしかカテゴライズできません。
従って、あとでメールを探す際に、どこのフォルダに入っていたかを思い出すのが困難な場合があります。

ラベル式の場合、このように複数のラベルがつけられるので、あとから[development]で検索しても[readme]で検索しても[Ruby]で検索してもこのメールを見つけられる、というところが利点です。

もうひとつ、ここは自分なりの工夫なのですが、ラベルの色はそのラベルが指すモノのカラーリングに合わせてあります。
例えば、[Facebook]なら青い背景に白っぽい文字、[Ruby]なら全体的にルビー色、[twitter]は水色、みたいに。

アーカイブ

未読メールを読んでいって、ラベルが自動でつかなかったモノはその場でラベルをつけるようにしていって(頻繁に同じようなラベルを手動でつけるようなら新たにフィルタを用意して次回から自動でラベルがつくようにする)、全部既読になったらアーカイブします。

アーカイブ後

このとき、すぐに読み直すかな、と思うメール以外はどんどんアーカイブしちゃいます。

アーカイブすると、受信トレイからメールが移動して見えなくなります。(Gmail内部では[受信トレイ]というラベルがメールから外され、従って受信トレイラベルでは見えなくなる、ということみたいです。)

アーカイブにより受信トレイがキレイにクリアされてスッキリ。

アーカイブしたメールは「すべてのメール」からいつでも見れます。もちろん、ラベルを付与してアーカイブしているので、ラベルによる検索が便利でしょう。


という感じで、「いつでも検索できる」という安心感からGmailのメールは一度読めばだいたいすぐにアーカイブするようにしています、という話でした。

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